اتوماسیون اداری

قبل از آنکه سیستم های اطلاعاتی به صورت امروزی وجود داشته باشند ، فرآیندهای کاری ادارات و سازمانها در قالب فرمهایی طراحی و مورد استفاده قرار می گرفت و چیزی به نام اتوماسیون وجود نداشت. البته همین الان هم در بسیاری از ادارات و سازمانها امورات مردم  از طریق همین فرمهای دستی انجام می گیرد. معمولاً در انتهای این فرمها تعدادی جای مهر و امضاء وجود دارد . هر زمانی امضائی توسط فردی زده شد ، بدین معناست که مراحل قبلی درست انجام شده و مجوز ورود به مرحله بعد فراهم می گردد . در واقع کسی که مسئول امضاء ست می بایست اطلاعات مرحله یا مراحل قبل را کنترل کرده و بعد از اطمینان از صحت اطلاعات تکمیل شده اقدام به امضاء کند .

انواع سیستمهای موجود در سازمانها و شرکتها

همانگونه که قبلا نیز گفتیم هر سازمانی یک سیستم محسوب می شود و از دهها و صدهها زیر سیستم تشکیل شده است.  همه این زیر سیستم ها از طریق فرآیندهایی که بین اجزاء سیستم ارتباط برقرار می کنند ، فعالیت می کنند.  مثلا در زیر سیستم حقوق و دستمزد چند فرآیند وجود دارد：فرآیند حضور وغیاب ، ارزیابی عملکرد، صدور احکام کارگزینی ، رفاه کارکنان و...  

مدیریت فرآیندی اینجا یعنی تسلط کامل اطلاعاتی به همه این فرآیندها.  

به عبارتی برای هر نفر وضعیت حضور و غیاب در طول ماه بر اساس قوانین و آیین نامه ها بر اساس عدد و رقم مشخص باشد؛ عملکرد ایشان بر حسب کارایی و اثربخشی مشخص باشد؛ وضعیت احکام کارگزینی وی در دسترس باشد ؛ میزان وام ها و بدهی های ایشان معلوم باشد.  بعد خواستیم تصمیم بگیریم چقدر به ایشان حقوق و دستمزد پرداخت کنیم ، با در نظر گرفتن همه جوانب یک تصمیم صددرصد درست بگیریم تا نارضایتی احیانا ایجاد نشود و یا به اشتباه کسری و اضافه پرداخت نداشته باشیم. 

طبقه بندی سیستم های اطلاعاتی-بخش اول

سیستم های اطلاعاتی به دو شیوه طبقه بندی می شوند :

🔸طبقه بندی بر مبنای سطوح سازمانی 

🔸طبقه بندی بر مبنای نوع پشتیبانی 

در ادامه به شرح هر کدام خواهیم پرداخت . 

اجزاء سیستم های اطلاعاتی

اجزاء سیستم های اطلاعاتی عبارتند از : 

1-سخت افزار(Hardware)

2-نرم افزار(Software)

3-پایگاه داده (Database)

4-شبکه(Network)

5-رویه ها (Procedures)

6-کاربران (Users)

در ادامه هر کدام از موارد فوق را تشریح می کنیم . 

زنجیره ارتباطی بازیگران سیستم های اطلاعاتی

سیستم چیست؟

ضمن بیان مثالهایی از سیستم به تعریف آن می پردازیم ، بعد مشخصات سیستم را بررسی می کنیم و در نهایت چرایی سیستم بودن کسب و کار را بیان می کنیم. 

مثالهایی از سیستم ：خودرو-چرخ گوشت-بدن انسان-کامپیوتر-ماشین لباسشویی-هواپیما-کشتی-طبیعت-خانواده و...

تعریف سیستم :

یک مثال دیگر از مفهوم داده،اطلاعات،دانش و خرد :

وقتی می خواهیم یک زبان خارجی مثلاً انگلیسی یاد بگیریم می توانیم دسته بندی زیر را انجام بدهیم:

🔻

1-داده：

وقتی حروف و کلمات انگلیسی را می بینیم و معانی آنها را نمی دانیم . 

2-اطلاعات ：

وقتی معانی کلمات و اصطلاحات را یاد گرفتیم .

3-دانش：

وقتی قادر به خواندن ، نوشتن ،صحبت کردن ، شنیدن و درک کردن زبان انگلیسی هستیم . 

4-خرد：

وقتی کامل به زبان انگلیسی و شناخت از فرهنگ انگلیسی زبانها مسلط شدیم و  مفهوم اصطلاحات رایج و موارد کاربرد آنها را فهمیدیم . وقتی ضرب المثل ها، کاربرد آنها و علت بوجود آمدن آنها را یاد گرفتیم . وقتی از شعرهای آنها سر درآوردیم . وقتی زبان مادری آنها را یاد گرفتیم ! و ...

🔺

یک مثال عینی درباره مفاهیم داده،اطلاعات،دانش و خرد

🔻

۱-داده：

همه ما در دوران بچگی تابلوها و علایم راهنمایی و رانندگی را بدون آنکه بدانیم به چه دردی می خورند ، می دیدیم. 

۲-اطلاعات ：

کم کم بزرگ شدیم و فهمیدیم که چراغ سبز به معنای امکان عبور است و چراغ قرمز یعنی توقف. با کتاب علایم رانندگی آشنا شدیم. 

۳-دانش：