مهارتهایی که هر کسی در هر شغلی به آنها نیاز دارد (مهارت نهم و آخر)

🔻

9-مهارت تحلیل اطلاعات

 مطالبی که در این زمینه ارائه می شود بر اساس تجربیات شخصی است و شما می توانید آنها را نادیده بگیرید .

 

در پستهای قبلی اشاره کردیم که تمامی کسب و کارها خودشان سیستم محسوب می شوند و در درون این سیستمها دهها و صدها زیر سیستم وجود دارد . برای اینکه بتوانید اطلاعات مربوط به کسب و کارتان را تحلیل کنید و بر اساس آن تصمیم بگیرید مراحل زیر پیشنهاد می شود :

1- ابتدا بایستی بدانید در محدوده کدام سیستم یا زیر سیستم می خواهید تصمیم بگیرید . مثلا اگر می خواهید  براساس اطلاعات ارائه شده تصمیم بگیرید که به یک گروه مشتری چه قیمتی را پیشنهاد کنید،در محدوده سیستم فروش قرار دارید . 

2-عوامل بحرانی موفقیت یا CSF های مربوط به سیستم مربوطه را بر اساس اهداف کلان سیستمها مشخص کنید . CSF ها مجموعه ای از ویژگی های داخلی و خارجی سازمانها هستند که تاثیر حیاتی بر دستیابی به اهداف سیستم و در نهایت سازمان دارند . به عنوان مثال در سیستم فروش نحوه ارتباط با مشتری جزو CSF های سیستم فروش به حساب می آید . 

3-شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI های مربوط به CSF مربوطه را در بازه های زمانی یا به هر نحو دیگر که نیاز دارید، بر روی نمودار یا دیاگرام ها مرور کنید . به عنوان مثال میزان شکایات مشتریان یک KPI مربوط به CSF نحوه ارتباط با مشتری است .شما می توانید  روند میزان شکایات مشتریان را در شش ماه گذشته بر روی نموداری که محور افقی آن زمان است مشاهده کرده و از روی آن به درک ضمنی از وضعیت شاخص مربوطه برسید.

در واقع هدف از تحلیل اطلاعات آنست که بدانیم وضعیت سیستم بر اساس اهدافی که برای آن تعریف شده ، تحت کنترل است یا خیر. به عنوان مثال شما در زمانی که رانندگی می کنید از روی شاخص های مربوط به میزان موجودی بنزین ، دمای موتور، دور موتور و سرعت ماشین به صورت ضمنی در هر لحظه می دانید که وضعیت سیستم خودرو بر اساس مقادیر اهداف تحت کنترل است یا خیر . مثلاً اگر دمای موتور از رنج هدف خارج شده باشد ،بلافاصله ماشین را متوقف می کنید و ضمن انجام اقدام اصلاحی دوباره سیستم را به وضعیت تحت کنترل خود در می آورید . البته تحت کنترل بودن برای کسب و کارها نسبت به خودرو دارای تاخیر زمانی بیشتری است و بلافاصله بعد از وقوع اتفاق سیستم از پا در نمی آید ! 

🔺

نکته آخر : اگر همچنان گزارشات شما در قالب جداول و ماتریس است ، بدانید که هنوز در عالم داده سیر می کنید و دارید برای دستیابی به تصمیم درست بیشتر هزینه می کنید . از شاخص (KPI) که نماد اطلاعات است بهره ببرید . ضمنا یک CSF می تواند چند KPI داشته باشد .