جایگاه برنامه ریزی پروژه
🔻
در طول دوران کاری ام در شرکتهای مختلف به این نتیجه رسیدم که اکثر شرکتها و سازمانهای ما هنوز نمی دانند که جایگاه برنامه ریزی پروژه به چه صورت هست ! چند سال پیش قرار بود برای یکی از فرآیندهای تولید ، تجهیزات مهمی خریداری شود و خوب به تبع آن کارهای زیادی به صورت زیرساختی در داخل شرکت می بایست صورت می گرفت. هر از چند گاهی مدیر عامل مراتب انجام کار را پیگیری می نمود و تقریباً اکثر مدیران مرتبط سردرگم می شدند که چکار کنند مدیرعامل را قانع کنند و فشار به کارشناسان زیرمجموعه برای تهیه اطلاعات بیشتر و بیشتر می شد ! موقع ارائه این گزارشات تناقض های زیادی در اطلاعات دیده می شد ! و همین مسئله باعث شد مدیر عامل به صورت هفتگی ، موارد مربوط به آن را صورتجلسه کرده تا مسئولیت های هر واحد را مشخص کند !
وقتی می گفتم که باید برای این کار پروژه تعریف شود و از طریق واحد برنامه ریزی WBS آن استخراج شده و مطابق بودجه تخصیصی و منابع مورد نیاز ارزیابی روزانه و هفتگی صورت پذیرد ، اکثر کارشناسان و مدیران می گفتند که شرکت ما تولیدیه و پروژه برای شرکت های پیمانکاری یا شرکت هایی که هنوز به بهره برداری نرسیده اند معنی میده !!!!
نکته ای که می خواهم بدان اشاره کنم و این نوع نگرش اشتباه را مورد انتقاد قرار دهم اینست که از آنجائیکه سازمانها مدام در حال تغییر هستند به هیچ عنوان وضعیت جاری سازمان نمی تواند تعیین کننده بکارگیری نوع برنامه ریزی باشد . همه سازمانها در هر وضعیتی بایستی دو نوع برنامه ریزی داشته باشند : برنامه ریزی عملیات (فرآیند) و برنامه ریزی پروژه .در دل هر دوی اینها به صورت اتوماتیک برنامه ریزی منابع صورت خواهد گرفت. در چارت سازمانی هم بایستی جایگاه هرکدام به صورت واضح و مشخص تعیین گردد .
هر زمانی سازمان بخواهد چیز جدیدی به مجموعه اضافه کند ،باید پروژه تعریف کند وگرنه مدیریت آن ممکن نیست! ممکن است بتوان گزارشاتی استخراج کرد ،لکن به اطلاعات آن گزارشات نمی توان اطمینان کرد . حتی زمانی که سازمانی می خواهد یک نرم افزار جدید طراحی و پیاده سازی کند بایستی آن را در قالب پروژه تعریف و کنترل کند و ارزیابی عملکرد پرسنل مربوطه و پرداخت حقوق نیز بایستی بر همان اساس صورت پذیرد .
همچنین مدیریت نیز می بایست خود را مجاب بداند که در سررسیدها و موعدهای مشخص شده ،بودجه و منابع مورد نیاز را به پروژه ها اختصاص بدهد .