اتوماسیون اداری
قبل از آنکه سیستم های اطلاعاتی به صورت امروزی وجود داشته باشند ، فرآیندهای کاری ادارات و سازمانها در قالب فرمهایی طراحی و مورد استفاده قرار می گرفت و چیزی به نام اتوماسیون وجود نداشت. البته همین الان هم در بسیاری از ادارات و سازمانها امورات مردم از طریق همین فرمهای دستی انجام می گیرد. معمولاً در انتهای این فرمها تعدادی جای مهر و امضاء وجود دارد . هر زمانی امضائی توسط فردی زده شد ، بدین معناست که مراحل قبلی درست انجام شده و مجوز ورود به مرحله بعد فراهم می گردد . در واقع کسی که مسئول امضاء ست می بایست اطلاعات مرحله یا مراحل قبل را کنترل کرده و بعد از اطمینان از صحت اطلاعات تکمیل شده اقدام به امضاء کند .
چیزی که می خواهم بدان اشاره کنم آنست که حداقل مشاهدات و تجربه من در ادارات و سازمانها و مخصوصاً ادارات دولتی به من میگه که متاسفانه این روند کنترل اطلاعات ضعیف انجام می گیرد و پاره ای از مشکلات به همین دلیل بوجود می آید .بعضی از انواع این مشکلات گاهاً دردسرهایی زیادی برای ارباب رجوع بوجود می آورد که به صورت مستقیم در قالب زمان تلف شده افراد، پرداخت هزینه دوباره کاری اضافی و به صورت غیرمستقیم در قالب ایجاد ترافیک و مصرف بیشتر سوخت، عصبانیت و ... خود را تحمیل می کند .
یکی از محاسن مهم اتوماسیون های اداری و سیستم های اطلاعاتی رفع همین مشکل به مقدار قابل توجه است که باعث می گردد نیازی به کنترل اطلاعات توسط افراد مسئول امضاء وجود نداشته باشد ! در واقع سیستم های اطلاعاتی بایستی به گونه ای طراحی شوند که تا زمانیکه ماهیت اطلاعات مطابق رویه ها و قوانین وضع شده ثبت نشوند امکان ارسال به مرحله بعد وجود نداشته باشد .